Créez rapidement une carte de processus dans une réunion d’équipe

Les cartes de processus sont un excellent moyen pour les équipes de voir le travail qu’elles font et de trouver des goulots d’étranglement à éliminer ou des domaines à améliorer.

Les équipes peuvent utiliser les onglets de couleur ou la méthode Post-It-Notes pour créer une description étape par étape simple de la façon de terminer leur processus. À l’aide d’un stylo ou d’un marqueur, ils peuvent également utiliser les étapes ci-dessous pour développer un diagramme de flux de processus de haut niveau ou un flux de travail plus détaillé. Commencez par noter chaque étape que les membres de l’équipe peuvent penser au processus sur une carte. index ou post-it-note avec une hauteur ou une largeur courte (également connu sous le nom de style horizontal). Une fois que les membres ne peuvent plus penser à de nouvelles étapes, commencez à organiser les étapes afin qu’elles puissent circuler dans le processus sur un itinéraire horizontal. Les processus comportant moins de 10 étapes peuvent être organisés selon un chemin vertical si vous le souhaitez. À l’aide de jetons, placez-les sur une table. Si vous utilisez des notes post-it, il est utile de les coller dans un tableau de marqueurs effaçables à sec afin que des flèches puissent être dessinées entre elles en utilisant le bon type de marqueurs.

Une fois les étapes en ordre, vérifiez s’il manque une étape avant la première ou après la dernière écriture. Ajoutez des cartes ou des notes pour ces étapes manquantes. Ensuite, regardez toutes les autres étapes dans l’ordre et déterminez s’il manque des étapes entre l’une des étapes pour les ajouter également. Déterminez s’il y a des décisions à prendre au cours du processus. S’il y en a, ajoutez-les comme point de décision sur une carte ou une note. Si vous utilisez des fiches, sélectionnez une autre couleur pour les décisions et / ou faites pivoter la fiche là où elle est plus haute et plus mince que les autres (également appelée style portrait). Si vous utilisez des notes post-it, sélectionnez une autre couleur pour les décisions et / ou faites pivoter la note là où elle est en forme de losange ou plus. Les points de décision doivent être rédigés sous forme de courtes questions Oui / Non (de préférence sous 6 mots).

Faites en sorte que les étapes Oui viennent du haut de la carte ou du losange et les étapes Non du bas si vous utilisez un chemin horizontal. Si vous utilisez un chemin de processus vertical, faites descendre le Oui et le Non d’un côté du diamant. Une fois que toutes les étapes et les points de décision sont en place, la carte de processus peut devenir un document plus esthétique en utilisant un logiciel à cet effet ou un modèle en plastique pour dessiner la carte de processus. Reliez les étapes et les décisions avec des flèches pour indiquer le flux directionnel des étapes. Si l’équipe doit retirer les cartes de la salle pour en faire un seul document, écrivez un nombre sur chacune pour indiquer la séquence dans laquelle elles doivent apparaître comme étapes dans le document final. Les équipes peuvent utiliser les étapes ci-dessus pour créer un diagramme de flux de processus ou un flux de travail détaillé. Cette méthode peut être utilisée par n’importe quelle équipe et ne nécessite que des onglets ou des post-it-notes et quelque chose pour écrire avec pour créer un graphique étape par étape de la façon de faire quoi que ce soit lié à cette équipe spécifique.